Wat is Peppol precies?
Peppol staat voor Pan-European Public Procurement On-Line.
Het is een veilig internationaal netwerk waarmee bedrijven, overheden en boekhoudsystemen elektronische documenten kunnen uitwisselen — denk aan facturen, orders en catalogi.
Je kunt het zien als de standaardtaal voor zakelijke communicatie.
Waar e-mail ooit het universele communicatiemiddel werd voor mensen, doet Peppol dat nu voor boekhoudsystemen.
Het netwerk wordt beheerd door de non-profitorganisatie OpenPeppol, die toeziet op de technische standaarden en de interoperabiliteit tussen landen. Inmiddels is Peppol actief in meer dan 75 landen wereldwijd, met Europa als koploper.
Waarom is Peppol ontwikkeld?
Voor de komst van Peppol werkte elk land (en vaak elk softwarepakket) met eigen standaarden voor e-facturatie.
Dat maakte internationale samenwerking onnodig complex.
De Europese Commissie startte daarom rond 2008 met een project om grensoverschrijdende elektronische inkoop en facturatie te vereenvoudigen.
In 2012 ontstond OpenPeppol als zelfstandige organisatie, met als doel één uniform systeem te creëren waarmee bedrijven overal in Europa veilig elektronische facturen konden uitwisselen. Ongeacht welk softwarepakket ze gebruikten.
Zo werkt het Peppol-netwerk (de vier-hoeken-structuur)
De kracht van Peppol zit in zijn vier-hoeken-model (four-corner model).
Dat ziet er zo uit:
- Verzender – jouw bedrijf of boekhoudsysteem.
- Verzendende Access Point – de Peppol-provider die jouw bericht in het netwerk brengt.
- Ontvangende Access Point – de provider van jouw klant.
- Ontvanger – het bedrijf of de organisatie die jouw factuur ontvangt.
➡️ Jij verstuurt de factuur via je boekhoudsysteem.
➡️ Dat systeem stuurt het document naar jouw Access Point.
➡️ Via het Peppol-netwerk komt de factuur terecht bij het Access Point van de ontvanger.
➡️ Daar wordt het automatisch afgeleverd in de boekhouding van je klant.
Je hebt dus geen gezamenlijke provider nodig en geen e-mail of pdf meer: alles loopt automatisch en veilig via het netwerk.
Het nieuwe: de vijfde hoek
Steeds meer landen voegen een vijfde hoek toe: de belastingautoriteit.
Die ontvangt (of controleert) de facturen in real-time, waardoor btw-fraude wordt tegengegaan en rapportage eenvoudiger wordt.
In sommige landen (zoals Italië en Polen) is dat model al actief, en de verwachting is dat België en Nederland de komende jaren zullen volgen.
Voor bedrijven betekent dat:
- Snellere verwerking van btw-aangiftes,
- Minder kans op fouten,
- En uiteindelijk: één centrale Europese infrastructuur voor boekhouddata.
Waarom België Peppol verplicht stelt
België is een van de eerste landen die de stap volledig zet:
- Sinds 2023 is Peppol verplicht voor facturen aan de overheid (B2G).
- Vanaf 1 januari 2026 wordt het ook verplicht voor alle B2B-facturen tussen Belgische ondernemingen.
De Belgische overheid ziet elektronische facturatie als een manier om btw-lekken te dichten, transparantie te vergroten en administratieve lasten te verlagen.
Voor ondernemers betekent het: geen extra werk, maar juist minder handmatig gedoe. Mits hun boekhoudsysteem is gekoppeld aan Peppol.
En hoe zit het in Nederland?
In Nederland is Peppol alleen verplicht bij facturen aan overheden.
Voor B2B is het (nog) vrijwillig, maar veel boekhoudsystemen hebben het al standaard geactiveerd.
Je kunt dus zomaar al via Peppol factureren zonder het door te hebben.
Er is nog geen officiële datum voor een B2B-verplichting, maar de verwachting is dat Nederland de Belgische lijn zal volgen zodra de Europese Commissie eenduidige regelgeving vaststelt.
De voordelen voor ondernemers
Zelfs zonder verplichting is Peppol een slimme keuze.
Het biedt directe voordelen:
- Facturen komen altijd aan – spamfilters en zoekgeraakte mails zijn verleden tijd.
- Automatische verwerking – facturen worden direct in de administratie van je klant geboekt.
- Snellere betaling – omdat facturen niet blijven liggen.
- Minder fouten – alle data zit in een gestandaardiseerd UBL-formaat.
- Veiliger – gegevens gaan versleuteld via erkende Access Points.
- Toekomstbestendig – je voldoet alvast aan de komende regelgeving.
Hoe activeer je Peppol?
In de meeste boekhoudpakketten is het letterlijk een kwestie van één keer activeren.
Je krijgt dan een Peppol-ID (vaak je KVK- of btw-nummer) waarmee andere partijen je kunnen vinden in het netwerk.
Zodra jouw klant ook op Peppol zit, worden facturen automatisch via dat kanaal verstuurd. Zonder dat je daar nog iets voor hoeft te doen.
En dat verklaart ook waarom sommige klanten ineens geen pdf-factuur meer ontvangen: hij is al netjes in hun administratie beland.
De toekomst van e-facturatie in Europa
Peppol is meer dan een netwerk; het is de ruggengraat van de Europese digitale economie.
Met de aankomende EU-richtlijn ViDA (VAT in the Digital Age) zal real-time rapportage van btw-gegevens via netwerken als Peppol waarschijnlijk verplicht worden.
Het doel: minder fraude, snellere afhandeling en minder papierwerk.
Peppol is niet zomaar een nieuwe manier van factureren: het is een fundamentele verandering in hoe bedrijven met elkaar communiceren. Wie nu alvast overstapt, profiteert niet alleen van minder administratie, maar is ook klaar voor de volgende stap in de digitalisering van Europa.
Dus…
Gebruik jij Peppol al?
Of wacht je tot de overheid je eraan herinnert? 😉